Control de caja en consultorio dental: la regla para que tu corte cuadre

Qué anotas al abrir la caja (y por qué $81 no son $100)

Al abrir el turno el sistema te pide una sola cosa: el fondo inicial, el efectivo que hay físicamente en el cajón en ese momento. No lo que piensas cobrar, no la meta del día, no la feria que «debería» haber dejado la doctora. Si quedó dinero de días anteriores sin recoger, también cuenta: está adentro, entra al fondo.

El error más común es redondear. Una recepcionista nos escribió: «hace falta que la doctora me dé 19 dólares para completar la feria de 100, ¿pongo los 100 o los 81?». La respuesta es 81. El fondo se pone exactamente como está, aunque sea una cifra rara.

• Feria que entra durante el turno se registra como Entrada; dinero que sale (papelería, un pago) como Salida, con nota. Si sale sin anotarse, el corte da faltante. Dar cambio a un paciente no se anota.
• Corregir el fondo de una caja ya abierta requiere permiso de encargada o dueña. Si quedó en $0, pide que lo corrijan antes del corte.

El corte de caja paso a paso, con números

Al cerrar no te preguntamos «¿cuánto cobraste?». Cuentas todo el efectivo del cajón y lo escribes; el sistema ya sabe cuánto debería haber, lo compara y te dice Cuadra, Faltante o Sobrante. Con el ejemplo del manual:

1. Abres la caja de la mañana con $500 de fondo (lo único que había).
2. Cobras $1,200 en efectivo, más $800 con tarjeta y $300 por transferencia. Tarjeta y transferencia no tocan el cajón, así que no entran al arqueo.
3. Registras una salida de $100 por papelería.
4. El sistema calcula lo que debe haber: $500 + $1,200 − $100 = $1,600.
5. Cuentas el cajón. $1,600: Cuadra. $1,550: Faltante de $50. $1,650: Sobrante de $50.

Cuando el corte no cuadra: revisa esto antes de pensar que se hizo mal

«Ya hicimos el primer corte pero nos salió bastante diferente, no sé si llenamos mal el programa». Casi nunca es el programa. Es una de estas tres causas, en este orden:

• Dinero contado dos veces. La caja se abrió tarde, ya había efectivo de un cobro de la mañana en el cajón, y ese cobro se registró además como pago. Abre la caja antes del primer cobro del día.
• Un cobro se coló en el turno equivocado. El corte agrupa por periodo del turno (mañana o tarde), no por la hora a la que hiciste el corte. Revisa un pago cercano al cambio de turno.
• Sobra en una moneda y falta el mismo importe en la otra. Es un pago o un cambio con la moneda mal etiquetada. Hoy el cambio a devolver toma la moneda real del cobro, pero ante ese patrón, empieza por ahí.

Cobrar en un paso: el Cobro exprés

Todo cobro nace de una cotización, aunque sea de un renglón creada al momento: cotización → Registrar Pago → se refleja solo en el expediente. Para el día a día está el Cobro exprés: desde la agenda o desde Caja del día cobras una cita en un paso, o una venta de mostrador sin cita («Público general»). Si no has abierto la caja, el mismo modal ofrece «Abrir caja y cobrar».

• Puedes editar el precio al cobrar (una promoción), incluso a $0; lo único prohibido es un precio negativo. Si marcaste tarjeta y fue transferencia, el método se corrige después desde la cotización.
• Terminal por banco. Con dos terminales (HSBC y BBVA, por ejemplo) las das de alta en Mi Consultorio → Pagos y caja y al cobrar eliges cuál usaste; el reporte de ingresos separa cuánto entró por cada una, para conciliar contra el depósito.

Dividir un pago: efectivo + tarjeta, o pesos + dólares

«Si un paciente me paga con efectivo y tarjeta, ¿cómo lo pongo?». Con el botón «¿Pagan con dos métodos? Dividir pago»: un renglón por cada parte, $1,500 en efectivo y $2,000 con tarjeta sobre la misma cotización de $3,500. No haces dos cobros.

Si cobras en pesos y dólares, cada renglón trae su selector MX$ / US$. Ejemplo: tratamiento de $3,300 pesos; el paciente da US$100 en efectivo y el resto en pesos. Un renglón en US$ por 100 con el tipo de cambio del día, otro en pesos por lo que falte; la pantalla avisa si la suma no cuadra con el saldo antes de dejarte guardar. El tipo de cambio solo se pide cuando la moneda del pago es distinta a la de la cotización; si falta, el cobro no pasa.

• Las monedas nunca se mezclan en la caja. Dos renglones de efectivo separados, cada uno con su fondo, su esperado y su diferencia. Los dólares no se convierten a pesos para el corte; por eso el tipo de cambio jamás es la causa de un descuadre.
• Zelle no existe como método propio: se registra como Transferencia u Otro.

Honorarios por doctor: los cuatro modelos y una regla

Si hay doctoras que cobran por porcentaje o por tratamiento, el honorario se configura una vez en Honorarios por especialista y cada cobro lo reparte. Los cuatro modelos están en la tabla; antes, dos reglas:

• Un cobro por doctor. Si dos especialistas atendieron al mismo paciente, registra dos cobros; después se juntan en una factura. Un solo pago que hay que repartir (un abono grande) se arma en Reportes Financieros → Especialistas con «Añadir especialista».
• El checkbox «Gana comisión por servicio» en la ficha del doctor es el interruptor maestro: si un doctor con honorario pactado te sale «100 % consultorio», revisa eso primero.

«Por cobrar», anticipos, aseguranza y cobros fuera del consultorio

Al marcar una cita «Asistió» sin pago, el sistema pide un motivo: Ir a cobrar, Garantía, Cortesía, Queda a deber o Aseguranza (se manda a cobrar). Los dos últimos alimentan «Por cobrar», tu control de cuentas por cobrar de pacientes: Con saldo pendiente (cotizaciones que aún deben) y Atendidos sin cobrar, falta cotizar (citas sin cotización todavía). La antigüedad se mide desde el último abono, no desde que se creó la cotización.

• Aseguranza. La ficha tiene Aseguradora y Número de póliza; la etiqueta se ve en Citas de hoy, en el expediente y en el modal de cobro. Se activa por consultorio, y cobrar en dólares a pacientes de aseguranza americana depende de una configuración aparte: si te falta la opción, es un ajuste.
• Anticipos. Ligados a una cita futura aunque el precio se decida el día de la consulta. El método de pago es obligatorio, el anticipo entra al corte del día en que lo capturas (no al de la cita) y no marca la cita como «Asistió».
• Cobrado fuera. Si la doctora atiende en otra clínica, el cobro se marca «Cobrado fuera»: no exige caja abierta ni entra al arqueo, pero sí cuenta en Ingresos con filtro Consultorio / Fuera.

Lo que la caja de Lealify Dental no hace

La Caja del día es control operativo del dinero del consultorio: cuadra el efectivo por turno, separa métodos y monedas, reparte honorarios y te dice quién debe. Eso es lo que hace.